Внедрение системы электронного документооборота
Любой офисный, производственный, торговый и логистический процесс – это прежде всего обмен информацией, которая должна оперативно поступать, эффективно обрабатываться и передаваться между сотрудниками.
Поэтому одной из основных задач административного персонала является грамотное ведение процедуры обмена документами, а иначе говоря, документооборота на предприятии.
За последние несколько лет форма обмена документами, как и сами документы, были изменены: а именно, перешли из физической формы в электронную. Но смысл и логика «движения» документов сохранилась - использование документов в виде файлов упрощает процедуру их передачи между сотрудниками, но не уменьшает их количество. При этом, как правило, общее количество документации, формируемое на предприятии, ежегодно увеличивается, что вызывает повышенные требования к организации надёжной и эффективной системы документооборота.
Обмен какими документами
обычно происходит на предприятии?
Большая часть документов сейчас рассматривается через принадлежность их к той или иной задаче или проекту, т.е. сейчас мы явно можем проследить тенденцию роста восприятия бизнес-процесса как совокупности проектов или комплексных задач, в каждом звене которых собирается требуемое количество документов.
Каждый из документов принадлежит какому-то информационному уровню.
Информационный уровень |
Виды документов |
|
Начальный
|
|
Запросы, входящие/исходящие письма, претензии, журналы учёта посетителей, заявки на автотранспорт и т.д.
|
|
Административный
|
|
Служебные записки, заявления, распоряжения, должностные инструкции, описания процессов, и т.д.
|
|
Бухгалтерский
|
|
Счета, акты и накладные, счет-фактуры, спецификации, акты сверок, выписки из госреестра, баланс и т.д.
|
|
Кадровый
|
|
Личные дела, заявления сотрудников, сертификаты и дипломы сотрудников, графики отпусков, объяснительные записки и т.д.
|
|
Юридический
|
|
Договоры, соглашения, претензионные письма, процессуальные документы, судебные решения, исполнительные листы и т.д.
|
|
Торгово-маркетинговый
|
|
Договоры, коммерческие предложения, документы согласования отправки товара или оказания услуг, планы продаж и т.д.
|
|
Производственный
|
|
Технические задания, технические проекты, спецификации, схемы и чертежи, паспорта оборудования и т.д.
|
|
Управленческий
|
|
Производственные планы, план-факт расходов и доходов, тезисы докладов на совещаниях, и т.д.
|
|
Бизнес
|
|
Бизнес-план, медиаплан, стратегия развития предприятия, отчётность учредителям, и т.д.
|
|
Информационный уровень |
Виды документов |
|
Начальный
|
Запросы, входящие/исходящие письма, претензии, журналы учёта посетителей, заявки на автотранспорт и т.д.
|
|
Административный
|
Служебные записки, заявления, распоряжения, должностные инструкции, описания процессов, и т.д.
|
|
Бухгалтерский
|
Счета, акты и накладные, счет-фактуры, спецификации, акты сверок, выписки из госреестра, баланс и т.д.
|
|
Кадровый
|
Личные дела, заявления сотрудников, сертификаты и дипломы сотрудников, графики отпусков, объяснительные записки и т.д.
|
|
Юридический
|
Договоры, соглашения, претензионные письма, процессуальные документы, судебные решения, исполнительные листы и т.д.
|
|
Торгово-маркетинговый
|
Договоры, коммерческие предложения, документы согласования отправки товара или оказания услуг, планы продаж и т.д.
|
|
Производственный
|
Технические задания, технические проекты, спецификации, схемы и чертежи, паспорта оборудования и т.д.
|
|
Управленческий
|
Производственные планы, план-факт расходов и доходов, тезисы докладов на совещаниях, и т.д.
|
|
Бизнес
|
Бизнес-план, медиаплан, стратегия развития предприятия, отчётность учредителям, и т.д.
|
На каждом уровне формируется большое количество информации, но в итоге, основная задача – чтобы каждый этап бизнес-процесса содержал необходимое количество актуальных документов, которые позволяли бы не только организовать работу внутри уровня, но и взаимодействовать с другими уровнями.
с организацией документооборота на предприятии?
Проблем может быть много: они зависят от построения рабочего процесса, его унифицированности, сферы деятельности компании, общей дисциплины сотрудников и уровня корпоративной культуры.
Знакомо ли вам что-то из вышеперечисленного?
Если да, то настала пора действовать. Ведь основную часть проблем можно структурировать, а затем снизить до минимального показателя или полностью устранить.
ВАЖНО!
Сейчас уже многие компании работают с электронной базой хранения документов, но чаще всего порядка в этой базе все равно мало. Простое хранение электронных версий документов в общей базе данных – не решает все вопросы
Поможет внедрение системы
электронного документооборота!
1С: Документооборот
Одно из программных решений, которое хорошо себя зарекомендовало – «1С:Документооборот 8». Данное решение позволяет оптимизировать договорной и проектный процесс, планировать рабочее время сотрудников, шаблонировать документы и создает возможность перейти во многих бизнес-процессах только на электронные документы, с соблюдением всех норм принятой корпоративной безопасности.
Мы поможем сориентироваться в разнообразии решений оптимизации документооборота, сроках и этапах внедрения!