Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Работаем по всей России
(495) 255-0043
общий телефон компании
   (499) 272-76-45
служба техподдержки

Внедрение системы электронного документооборота

Любой офисный, производственный, торговый и логистический процесс – это прежде всего обмен информацией, которая должна оперативно поступать, эффективно обрабатываться и передаваться между сотрудниками.

Поэтому одной из основных задач административного персонала является грамотное ведение процедуры обмена документами, а иначе говоря, документооборота на предприятии.

За последние несколько лет форма обмена документами, как и сами документы, были изменены: а именно, перешли из физической формы в электронную. Но смысл и логика «движения» документов сохранилась - использование документов в виде файлов упрощает процедуру их передачи между сотрудниками, но не уменьшает их количество. При этом, как правило, общее количество документации, формируемое на предприятии, ежегодно увеличивается, что вызывает повышенные требования к организации надёжной и эффективной системы документооборота.

Обмен какими документами
обычно происходит на предприятии?

Большая часть документов сейчас рассматривается через принадлежность их к той или иной задаче или проекту, т.е. сейчас мы явно можем проследить тенденцию роста восприятия бизнес-процесса как совокупности проектов или комплексных задач, в каждом звене которых собирается требуемое количество документов.

Каждый из документов принадлежит какому-то информационному уровню.

Информационный уровень

Виды документов

Начальный
Запросы, входящие/исходящие письма, претензии, журналы учёта посетителей, заявки на автотранспорт и т.д.
Административный
Служебные записки, заявления, распоряжения, должностные инструкции, описания процессов, и т.д.
Бухгалтерский
Счета, акты и накладные, счет-фактуры, спецификации, акты сверок, выписки из госреестра, баланс и т.д.
Кадровый
Личные дела, заявления сотрудников, сертификаты и дипломы сотрудников, графики отпусков, объяснительные записки и т.д.
Юридический
Договоры, соглашения, претензионные письма, процессуальные документы, судебные решения, исполнительные листы и т.д.
Торгово-маркетинговый
Договоры, коммерческие предложения, документы согласования отправки товара или оказания услуг, планы продаж и т.д.
Производственный
Технические задания, технические проекты, спецификации, схемы и чертежи, паспорта оборудования и т.д.
Управленческий
Производственные планы, план-факт расходов и доходов, тезисы докладов на совещаниях, и т.д.
Бизнес
Бизнес-план, медиаплан, стратегия развития предприятия, отчётность учредителям, и т.д.

Информационный уровень

Виды документов

Начальный
Запросы, входящие/исходящие письма, претензии, журналы учёта посетителей, заявки на автотранспорт и т.д.
Административный
Служебные записки, заявления, распоряжения, должностные инструкции, описания процессов, и т.д.
Бухгалтерский
Счета, акты и накладные, счет-фактуры, спецификации, акты сверок, выписки из госреестра, баланс и т.д.
Кадровый
Личные дела, заявления сотрудников, сертификаты и дипломы сотрудников, графики отпусков, объяснительные записки и т.д.
Юридический
Договоры, соглашения, претензионные письма, процессуальные документы, судебные решения, исполнительные листы и т.д.
Торгово-маркетинговый
Договоры, коммерческие предложения, документы согласования отправки товара или оказания услуг, планы продаж и т.д.
Производственный
Технические задания, технические проекты, спецификации, схемы и чертежи, паспорта оборудования и т.д.
Управленческий
Производственные планы, план-факт расходов и доходов, тезисы докладов на совещаниях, и т.д.
Бизнес
Бизнес-план, медиаплан, стратегия развития предприятия, отчётность учредителям, и т.д.

На каждом уровне формируется большое количество информации, но в итоге, основная задача – чтобы каждый этап бизнес-процесса содержал необходимое количество актуальных документов, которые позволяли бы не только организовать работу внутри уровня, но и взаимодействовать с другими уровнями.

Какие проблемы могут возникнуть

с организацией документооборота на предприятии?

Проблем может быть много: они зависят от построения рабочего процесса, его унифицированности, сферы деятельности компании, общей дисциплины сотрудников и уровня корпоративной культуры.

Вот некоторые из проблем:
1
Организационные проблемы – отсутствие четкой определённой последовательности «движения» документов или же слишком бюрократизированная система, с низким уровнем делегированности.
2
Операционные проблемы – – слабая унифицированность и шаблонированность документов по каждому этапу бизнес-процесса, что вызывает задержки при поиске (или разработке) нужной формы документа.
3
Проблема контроля – как одно из следствий организационных и операционных проблем. Необходимость постоянного контроля правильности составления и заполнения документов приводит к большим потеря времени руководителей и топ-менеджеров.
4
Проблема «обратной связи» – длительность хождения документов, низкий уровень делегированности и т.п. может приводить к хранению на рабочих столах документов, которые требуют «ответа» и передачи на следующий уровень. Но при отсутствии эффективного способа маркировки таких документов по срокам возврата, они могут выбывать из оборота на существенный срок.

Знакомо ли вам что-то из вышеперечисленного?
Если да, то настала пора действовать. Ведь основную часть проблем можно структурировать, а затем снизить до минимального показателя или полностью устранить.

ВАЖНО!

Сейчас уже многие компании работают с электронной базой хранения документов, но чаще всего порядка в этой базе все равно мало. Простое хранение электронных версий документов в общей базе данных – не решает все вопросы

Поможет внедрение системы

электронного документооборота!

В решении проблем поможет система по созданию, оповещению, передаче, контролю, «закрытию» и только потом уже – архивному хранению электронных документов. Особенно это важно, если компания ведет проектную деятельность и каждый проект - это определенный набор документов, согласований по ним и передачи их третьим лицам.

1С: Документооборот
Одно из программных решений, которое хорошо себя зарекомендовало – «1С:Документооборот 8». Данное решение позволяет оптимизировать договорной и проектный процесс, планировать рабочее время сотрудников, шаблонировать документы и создает возможность перейти во многих бизнес-процессах только на электронные документы, с соблюдением всех норм принятой корпоративной безопасности.

Если вы не знаете с чего начать, обратитесь в компанию ГОЛИАФ!
Мы поможем сориентироваться в разнообразии решений оптимизации документооборота, сроках и этапах внедрения!
Наша квалификация позволяет решать самые сложные и ответственные задачи по автоматизации документооборота на платформе 1С. Программа 1С: Документооборот станет незаменимым помощником для директора, руководителей любого уровня, юридических и кадровых служб, офис-менеджера или секретаря для решения задач по подготовке документов и отчётности в назначенные сроки, а также поможет всем офисным сотрудникам организовать единое информационное пространство в компании.